【1.3.3】Excel 数据合并计算
Excel 能对多个工作表和工作簿内相类似的数据进行合并计算，将合并的结果放到一张 合并工作表内。这一功能可以从下至上地进行报表汇总，如一个总公司下设多个销售区，每 个销售区又有多个门市部，那么可以先将各门市部的销售收入汇总成销售区的销售收入，再 把各个销售区的数据合并成总公司的销售收入;这一功能还可以按时间进行报表汇总，如统 计部门能将月度资料汇总成季度资料，再将其汇总成年度资料。这里的合并计算，不仅仅指 求和计算，还可以计算平均数、最大值、最小值等 11 种指标。
要合并的多张工作表，可以是标题排列顺序完全相同的表，也可以不完全相同。如果是 完全相同，Excel 按各工作表内对应位置对各单元格施行合并计算;如果是不完全相同，可 以要求 Excel 根据各个源工作表内数据的行、列标题来进行合并，合并计算那些有相同行和 相同列标题的单元格内的数据，而不管行、列标题在各个源工作表内的位置次序。
一、完全相同型的合并
对于各个要合并计算的工作表，不仅行、列标题完全一样，而且次序也完全一样，但各 个数据区的位置可以不一样。这种合并可以按照存放合并数据的目标工作表单元格或区域的 选取。 【例 3.3】现有宏大计算机公司某月上、中、下旬销售利润表，如图 3.10，要求汇总各 旬情况，完成月度销售利润表。
Excel 解决方案：
- 将表格的文字部分复制到另一个工作表中，并适当修改，如将“上旬”改为“月度”， 该表将存放汇总的结果。
- 选定一个目标区域，本例 B3:E11，即只选要显示合并数据的位置，注意文本、日期 等数据是不能参与合并的。
- 选取“数据”—“合并计算”，弹出“合并计算”对话框，见图 3.11。
- 在“函数”列表框内选取合并的计算方式，预设为求和，不改变时可以跳过。
- 在“引用位置”文本框内，通过选取或直接键入方式确定源区域。如果源区域位于 打开的工作表上，可以通过鼠标单击加拖动方式。
- 单击“添加”按钮，将“引用位置”文本框内的区域加入到“所有引用位置”列表 框内。
- 重复第五、六步，将所有源区域(可达 255 个)添加到“所有引用位置”列表框内。 8 注销“标记位置”复选钮组内的“首行”、“最左列”选择框，注销(也可选)“与源 数据链接”选择框。如果选中“与源数据链接”选择框，结果在目标工作表内生成分级 显示;最后单击“确定”按钮，完成汇总。见图 3.12。
特别注意： 在做报表汇总时，第一，要留足适当大空间给目标区域，否则合并计算结果要覆盖原有数据，造成数据丢失。第二，只有数值数据参与合并计算，文本和公式不能进行合 并计算。
二、不完全相同型的合并
当源工作表上数据的行列标题位置不完全相同时，要使用行、列标题进行合并计算。这 种方法最为灵活方便，容许每个源区域的实际位置不同。
【例 3.4】 某计算机总公司下属宏大公司、正大公司和光大公司 1-4 月的销售量统计报 表已上报，要求汇总出分品种、分月份的销售量，这三个公司销售品种是不同的。
Excel 解决方案：
- 新建一张工作表用以存放汇总的结果，将光标移至存放结果的左上角。
- 选取“数据”—“合并计算”，弹出“合并计算”对话框。
- 在“函数”列表框内选取合并的计算方式，预设为求和，不改变时可以跳过。
- 在“引用位置”文本框内，通过选取或直接键入方式确定源区域。如果源区域 位于打开的工作表上，可以通过鼠标单击加拖动方式。单击“增加”按钮，将“引 用位置”文本框内的区域加入到“所有引用位置”列表框内。
- 重复上一步，将所有源区域(可达 255 个)增加到“所有引用位置”列表框内。
- 在“标记位置”复选钮组选中“首行”、“最左列”选择框，注销(也可选)“与 源数据链接”选择框。见图 3.13。
- 最后单击“确定”按钮，生成汇总结果，见图 3.14 上方。
- 如果在第6步选中“与源数据链接”选择框，其结果如图 3.14 下方，它有两点 不同:一是 Excel 自动创建分级显示符号，它可以查看数据的来源;二是如果源数 据区域中的数据被修改，则汇总表的数据也随之改变，而前者不会发生变化。
参考资料
- 《统计学》 南京财经大学 陈耀辉、王芳、王庚、韩中、张艳芳、黄莉芳
